Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und für das Kundenkonto ist:

Firma

FLOWBRICKS LTD

Anschrift

95 E. Venizelou, Office 102, 8026 Anavargos, Paphos, Zypern

Vertreten durch

Director Florian Kemnitz

Registernummer

HE 496317, Registrar of Companies, Zypern (Department of Registrar of Companies and Intellectual Property)

E-Mail Datenschutz

hallo@wohnify.app

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da keine Pflicht nach Art. 37 DSGVO besteht. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Bei Wohnify verarbeiten wir Daten in zwei unterschiedlichen Rollen:

• Als Verantwortlicher für Daten, die wir für eigene Zwecke verarbeiten: Besuch dieser Website, Anfragen an uns, Kundenkonto, Vertragsabwicklung, Rechnungen, Sicherheit des Dienstes.
• Als Auftragsverarbeiter für Daten, die unsere Kunden (Vermieter und Hausverwaltungen) in Wohnify verwalten: Mieter, Eigentümer, Dienstleister, Verträge, Zahlungen, Dokumente, Nachrichten. Verantwortlich ist hier der jeweilige Kunde. Die Verarbeitung erfolgt nur nach seinen Weisungen auf Grundlage unseres Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO).

Sind Sie Mieterin oder Mieter eines Wohnify-Kunden, wenden Sie sich mit Fragen zu Ihren Daten bitte zuerst an Ihren Vermieter oder Ihre Hausverwaltung. Erreicht uns eine solche Anfrage, leiten wir sie an den Kunden weiter.

Website, App, Mieterportal, Datenbank, Dateispeicher, unser Mailserver und das Sprachmodell laufen auf Servern der ClearStack B.V., Daalwijkdreef 47, 1103 AD Amsterdam, Niederlande, also in der EU. Dort liegen auch die täglichen Datensicherungen. ClearStack verarbeitet Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

Beim Aufruf jeder Seite verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Referrer, Browser und Betriebssystem, Statuscode und übertragene Datenmenge. Wir nutzen diese Daten, um die Website auszuliefern, Fehler zu finden und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und stabiler Betrieb. Logdateien löschen wir nach 14 Tagen, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

Schriften (Nunito, Geist Mono) werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Beim Seitenaufruf werden keine Verbindungen zu Google oder anderen Schriftanbietern aufgebaut.

Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies ein und binden keine Social-Media-Plugins oder Werbenetzwerke ein. Deshalb zeigen wir auch kein Cookie-Banner.

Wir speichern nur, was für den Dienst unbedingt erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

Besucherstatistik mit Umami

Um zu sehen, welche Seiten gelesen werden und wie Besucher zu uns finden, nutzen wir auf dieser Website Umami. Umami läuft auf unserem eigenen Server (Abschnitt 3); die Daten gehen an keinen Dritten. Umami setzt keine Cookies und speichert nichts in Ihrem Browser. Erfasst werden aufgerufene Seite, Referrer, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Land (aus der IP-Adresse abgeleitet), Zeitpunkt sowie Klicks auf Knöpfe wie „Kostenlos starten“. Die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert. Zum Zählen von Besuchen bildet Umami aus IP-Adresse und Browserangaben eine verschlüsselte Kennung, die jeden Monat neu entsteht; über diesen Zeitraum hinaus lassen sich Besuche nicht verknüpfen. Hat Ihr Browser „Do Not Track“ eingeschaltet, findet keine Erfassung statt.

Kommen Sie über einen Link mit Kampagnenangaben (z. B. utm_source) und registrieren sich, übernehmen wir diese Angaben, die verweisende Website (nur den Domainnamen) und die erste aufgerufene Seite in Ihr Kundenkonto, um zu sehen, über welche Wege Kunden zu Wohnify kommen. Rechtsgrundlage ist jeweils Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, die Website und unser Angebot zu verbessern.

Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und den Inhalt der Nachricht, um die Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag oder dessen Anbahnung geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Beantwortung). Wir löschen die Korrespondenz, wenn die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht, spätestens nach 2 Jahren.

Für ein Konto verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Argon2id-Hash, nie im Klartext), Name der Organisation, Rolle der Nutzer, gewählten Tarif sowie Zeitpunkt und Version der akzeptierten AGB, Datenschutzerklärung und des AVV. Bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung speichern wir zusätzlich das dafür nötige Geheimnis und die Wiederherstellungscodes.

Zur Sicherheit protokollieren wir Anmeldungen und sicherheitsrelevante Aktionen (Zeitpunkt, Nutzer, IP-Adresse, Aktion). Wichtige Änderungen an Daten stehen im Änderungsprotokoll der Organisation.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Aufbewahrungspflichten) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit, Missbrauchsabwehr). Kontodaten löschen wir nach Vertragsende, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (siehe Abschnitt 13).

Für Daten über Mieter, Eigentümer, Handwerker und andere Dritte, die Kunden in Wohnify anlegen, hochladen oder empfangen, sind wir Auftragsverarbeiter. Art und Umfang regelt der AV-Vertrag. Wir nutzen diese Daten nicht für eigene Zwecke, insbesondere nicht für Werbung und nicht zum Training eigener KI-Modelle.

Dazu gehören typischerweise Stammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten), Vertragsdaten (Mietvertrag, Miete, Kaution), Zahlungs- und Kontodaten (IBAN, Umsätze aus importierten Kontoauszügen), Verbrauchsdaten (Zählerstände, Messdienst-Abrechnungen), Korrespondenz und hochgeladene Dokumente.

Kunden können ihre Mieter in das Mieterportal einladen. Dort sehen Mieter Dokumente, Zahlungen, Verbrauchswerte und Nachrichten zu ihrem Mietverhältnis und können Schäden melden. Für die Einladung verarbeiten wir die E-Mail-Adresse, für das Portal-Konto zusätzlich Login-Daten und Nutzungsprotokolle. Auch hier handeln wir im Auftrag des jeweiligen Vermieters. Automatisch erzeugte Antworten im Portal sind als KI-Antwort gekennzeichnet.

E-Mails

E-Mails aus Wohnify (z. B. Kontobestätigung, Einladungen, Schreiben an Mieter im Namen des Kunden) versenden wir über den Mailserver Postal, den wir selbst auf unseren Servern in der EU betreiben. Ein externer E-Mail-Dienst ist nicht beteiligt. Verarbeitet werden Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt, Anhänge sowie Zustell- und Fehlermeldungen.

Eingangspostfach je Kunde

Jeder Kunde kann eine eigene Wohnify-Adresse nutzen, an die er Rechnungen und Schreiben weiterleitet oder die er Mietern und Dienstleistern nennt. Eingehende Nachrichten und Anhänge speichern wir im Konto des Kunden und lassen sie dort auslesen (siehe Abschnitt 10).

Briefe

Briefe, die Kunden aus Wohnify versenden (z. B. Nebenkostenabrechnung, Mieterhöhung), drucken und verschicken wir über LetterXpress, A&O Fischer GmbH & Co. KG, Maybachstraße 9, 21423 Winsen (Luhe), Deutschland. Übermittelt werden das Schreiben als PDF, die Anschrift des Empfängers und die Versandart. Ein Brief geht erst raus, wenn der Kunde den Versand freigegeben hat.

Rechtsgrundlage ist jeweils der Auftrag des Kunden (Art. 28 DSGVO) bzw. für Systemmails Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Texterkennung (OCR) auf unseren Servern

Gescannte Dokumente und Fotos werden mit der Open-Source-Software Tesseract auf unseren eigenen Servern in Text umgewandelt. Dafür werden keine Daten an Dritte übermittelt.

Sprachmodell, selbst betrieben in der EU

Für das Einordnen und Auslesen von Dokumenten, das Vorschlagen von Buchungen und Antworten sowie für den Assistenten nutzt Wohnify ein Sprachmodell, das wir selbst auf unseren Servern in der EU betreiben (Abschnitt 3); den Online-Dienst eines KI-Anbieters nutzen wir nicht. Dabei wird der erkannte Text des jeweiligen Dokuments bzw. die Frage samt nötigem Kontext an das Modell übergeben. Dieser Text kann personenbezogene Daten enthalten, etwa Namen, Anschriften, IBAN und Mietbeträge.

Die Daten verlassen dabei die EU nicht. An den Hersteller des Modells oder andere Dritte wird nichts übermittelt. Wir nutzen die Inhalte nicht, um Modelle zu trainieren. Ohne Sprachmodell arbeitet Wohnify mit regelbasierter Erkennung weiter, mit geringerer Trefferquote.

Keine automatisierten Entscheidungen

Die KI erstellt Vorschläge. Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Mieter oder andere Personen im Sinne von Art. 22 DSGVO trifft Wohnify nicht. Bei Geld, Fristen und Post an Mieter (z. B. Mahnungen, Mieterhöhungen, Kündigungen) ist immer eine Freigabe durch einen Menschen nötig. Routinevorgänge wie die Zuordnung eines Zahlungseingangs kann der Kunde automatisch übernehmen lassen; sie bleiben protokolliert und korrigierbar.

Transparenz nach der KI-Verordnung (EU AI Act)

Texte, die ein Sprachmodell erzeugt und die ohne menschliche Prüfung an Mieter gehen, kennzeichnen wir als KI-Antwort (Art. 50 Verordnung (EU) 2024/1689). Zu jedem Vorschlag zeigt Wohnify die Fundstelle im Dokument und die Begründung.

Chat-Assistent auf dieser Website

Auf unserer Website können Sie einem KI-Assistenten Fragen zu Wohnify stellen. Er antwortet ausschließlich auf Grundlage der Inhalte dieser Website; Antworten können fehlerhaft sein. Verarbeitet werden Ihre Fragen, die Antworten, die Seite, von der aus Sie den Chat öffnen, und gegebenenfalls Kampagnenparameter (UTM) aus dem Link. Die Antworten erzeugt das oben genannte, von uns selbst betriebene Sprachmodell auf unseren Servern in der EU. Bitte geben Sie im Chat keine personenbezogenen Daten ein, insbesondere nicht von Mietern.

Ihre IP-Adresse verwenden wir nur zur Missbrauchsabwehr (Begrenzung der Anfragen): als Hashwert in einem Zähler, der nach spätestens 24 Stunden verfällt. Sie wird nicht mit dem Chatverlauf gespeichert. Chatverläufe löschen wir nach 30 Tagen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Fragen zu unserem Produkt zu beantworten und den Dienst vor Missbrauch zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Fragen Sie im Chat eine Demo oder einen Rückruf an, speichern wir Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, die Anzahl Ihrer Einheiten, ob Sie Vermieter oder Hausverwaltung sind, den Chatverlauf und den Zeitpunkt Ihrer Einwilligung. Diese Angaben gehen nicht an das Sprachmodell; unser Team erhält eine Benachrichtigung per E-Mail. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit per E-Mail an hallo@wohnify.app widerrufen können. Abgeschlossene Anfragen löschen wir spätestens nach 12 Monaten.

Kostenpflichtige Tarife und das Porto für Briefe rechnen wir über den Zahlungsdienst Stripe ab (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland). Bezahlt wird auf Seiten von Stripe per Karte oder SEPA-Lastschrift. Karten- und Kontodaten geben Sie dort ein, wir sehen sie nicht.

Wir übermitteln an Stripe den Namen der Organisation, die E-Mail-Adresse des Inhabers, die USt-IdNr., den gewählten Tarif und die Zahl der abgerechneten Einheiten bzw. Briefe. Rechnungsanschrift und Zahlungsdaten erfasst Stripe beim Abschluss selbst. Von Stripe erhalten wir den Stand von Abo und Zahlungen, die Rechnungen und die Kennung der hinterlegten Zahlungsart, keine vollständigen Karten- oder Kontonummern. Stripe verarbeitet die Zahlungsdaten als eigener Verantwortlicher. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung der Rechnungen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Stripe kann Daten auch in die USA übermitteln; Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln.

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. an Behörden).

Wir speichern personenbezogene Daten, solange es für den jeweiligen Zweck nötig ist. Nach Vertragsende löschen wir die Daten der Organisation nach Ablauf einer Frist von 30 Tagen, in der alles exportiert werden kann. Rechnungs- und Buchungsunterlagen über unsere eigenen Leistungen bewahren wir aufgrund handels- und steuerrechtlicher Pflichten nach zyprischem Steuerrecht sechs Jahre lang auf. Backups werden nach 30 Tagen überschrieben.

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe vor oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Für Anfragen genügt eine E-Mail an hallo@wohnify.app.

Sie können sich bei jeder Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Zuständig für uns als Unternehmen mit Sitz in Zypern ist:

Commissioner for Personal Data Protection (Γραφείο Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα), 15 Kypranoros Street, 1061 Nicosia, Zypern; Postanschrift: P.O. Box 23378, 1682 Nicosia; E-Mail: commissioner@dataprotection.gov.cy; Website: www.dataprotection.gov.cy

Für den Besuch der Website müssen Sie keine Daten angeben, die über die technisch nötigen Verbindungsdaten hinausgehen. Für ein Konto brauchen wir mindestens Name, E-Mail-Adresse und Passwort; ohne sie können wir keinen Vertrag mit Ihnen schließen.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Dienste oder Rechtslage ändern. Es gilt die Fassung mit dem oben genannten Stand.