Mietverwaltung mit Software, vom Einzug bis zur Kautionsabrechnung
Gebäude, Einheiten, Zähler und Mietverträge liegen zusammen, und jedes Mietverhältnis hat seine eigene Akte. Indexmiete, Kaution, Kündigung und Übergabe führt Wohnify als Vorgang mit den nötigen Schritten.
- Eine Akte pro Mietverhältnis
- Vertrag, Mietkomponenten, Kaution, Schreiben und Schäden stehen auf einer Zeitachse.
- Kaution auch in Raten
- Wählst du drei Monatsraten, legt Wohnify die Fälligkeiten an und ordnet Kautionszahlungen aus dem Kontoauszug der richtigen Rate zu.
- Indexmiete ausgerechnet
- Wohnify rechnet die Änderung des Verbraucherpreisindex aus und bereitet das Erhöhungsschreiben vor.
- Auszug Schritt für Schritt
- Von der Prüfung der Kündigung über Abnahme, Zählerstände und Schlüssel bis zur Kautionsabrechnung. Übergabeprotokoll auf dem Tablet, beide Seiten unterschreiben auf dem Gerät.
Bisher und mit Wohnify
Bisher
- Die Kaution liegt auf einem Sparbuch, die Zinsen rechnest du beim Auszug nach.
- Wann die letzte Indexerhöhung war, findest du nur über alte E-Mails.
- Die Eichfrist des Wasserzählers in Wohnung 4 ist abgelaufen, und niemand hat es gemerkt.
Mit Wohnify
- Kaution mit Anlageform und Verzinsung ist hinterlegt, die Abrechnung beim Auszug vorbereitet.
- Index- und Staffelmieten stehen mit dem nächsten möglichen Erhöhungstermin in der Akte.
- Zähler haben Eichfrist und Ablesehistorie, Mieter schicken ihre Zählerstände als Foto über das Portal.
- Wohnungsgeberbestätigung und Mietbescheinigung erzeugst du als PDF.
Objekte, Einheiten und Flächen
Der Bestand hat vier Ebenen: Portfolio, Liegenschaft, Gebäude, Einheit. Eine Einheit kann Wohnung, Gewerbe, Stellplatz, Garage oder Lager sein. Pro Einheit hinterlegst du, was später für Umlagen und Mieterhöhungen gebraucht wird.
| Angabe | Wofür | Beispiel |
|---|---|---|
| Wohnfläche nach WoFlV | Umlage nach Fläche, Mietspiegel | 68,5 m² |
| Nutzfläche | Gewerbe, Keller, Lager | 24 m² |
| Miteigentumsanteil (MEA) | Umlage bei Eigentumswohnungen | 87/1.000 |
| Personenanzahl | Umlage nach Personen | 2 Personen ab 01.05. |
| Zähler | Verbrauch, Eichfrist, Fernablesbarkeit | Kaltwasser, geeicht bis 2029 |
Ein Mietverhältnis im Ablauf
Den Vertrag erstellst du aus einer Vorlage oder lädst einen bestehenden hoch. Mietkomponenten wie Kaltmiete, Vorauszahlung und Stellplatz haben jeweils einen Gültigkeitszeitraum, damit eine Erhöhung ab einem Stichtag gilt und die Vergangenheit stimmt. Mehrere Mietparteien in einem Vertrag sind kein Sonderfall.
Beim Einzug füllst du das Übergabeprotokoll in der App aus, die Wohnungsgeberbestätigung für die Meldebehörde gibt es als PDF. Kündigt ein Mieter, führt Wohnify durch den Auszug: Kündigung prüfen, Abnahmetermin, Zählerstände, Übergabeprotokoll, Schlüsselrückgabe gegen die Liste vom Einzug, Kautionsabrechnung und Wohnungsgeberbestätigung. Die Fristen dazu, etwa die sechs Monate Verjährung nach § 548 BGB, stehen im Kalender. Im Mieterportal stimmt der Mieter den Abnahmetermin ab und hinterlässt seine neue Adresse.
Indexmiete und Staffelmiete
Bei einer Indexmiete nach § 557b BGB muss die Miete mindestens ein Jahr unverändert geblieben sein, bevor du sie anpassen darfst. Die Erhöhung erklärst du in Textform, sie gilt ab dem übernächsten Monat nach Zugang.
Beispiel: Kaltmiete 720 €, VPI bei der letzten Anpassung 117,4, aktueller VPI 121,6. Die neue Miete beträgt 720 € × 121,6 / 117,4 = 745,76 €. Wohnify nennt beide Indexwerte im Schreiben und legt ab dem Stichtag die neue Sollstellung an.
Den ganzen Ablauf erklärt der Ratgeber Indexmiete erhöhen. Erhöhungen bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete und nach Modernisierung beschreibt die Seite Mieterhöhung.
Wartungen und Schäden
Fristen hängen am Objekt: Versicherungen, Eichfristen und die Wartungs- und Prüfpflichten wie Rauchmelder, Heizungswartung oder Legionellenprüfung, die Wohnify aus ein paar Angaben zum Haus anlegt. Schäden laufen als Vorgang mit Fotos, Priorität und Status. Mieter melden sie über das Mieterportal, und die Handwerkerrechnung ordnet der Inbox-Agent später dem Vorgang und der Kostenart zu.
Aktualisiert am 17.10.2026
Fragen zu Mietverwaltung
Kann ich Wohnungen und Gewerbe im selben Gebäude verwalten?
Ja. Eine Einheit kann Wohnung, Gewerbe, Stellplatz, Garage oder Lager sein. Die Besonderheiten stehen unter Gewerbevermietung.
Verwaltet Wohnify auch Eigentümergemeinschaften (WEG)?
Ja, mit dem WEG-Modul: Wirtschaftsplan und Hausgeld mit Lastschrift und Mahnwesen, Jahresabrechnung, Eigentümerversammlung und Beschluss-Sammlung. Einzelne vermietete Eigentumswohnungen verwaltest du in der normalen Mietverwaltung. Mehr unter WEG-Verwaltung.
Wie funktioniert die Indexmiete in Wohnify?
Du hinterlegst den Indexwert der letzten Anpassung. Wohnify prüft, ab wann eine Erhöhung möglich ist, rechnet die neue Miete aus und bereitet das Schreiben vor, das du vor dem Versand prüfst.
Gibt es ein digitales Übergabeprotokoll?
Ja. Du erfasst Räume, Mängel, Fotos, Zählerstände und Schlüssel, beide Seiten unterschreiben auf dem Gerät. Eine Checkliste steht im Ratgeber Wohnungsübergabeprotokoll.
Muss ich alle Daten selbst eingeben?
Nein. Mietverträge und Unterlagen kannst du hochladen und auslesen lassen, siehe Dokumente & KI. Kommst du aus einer anderen Software, übernimmt der Umzug Objekte, Einheiten, Mieter, Zähler und offene Posten aus Excel, CSV oder einem DATEV-Buchungsstapel.
Passt dazu
- Dokumente & KIFunktionMietverträge hochladen, Bestand anlegen
- PrüfpflichtenFunktionRauchmelder, Legionellen, Wartungen
- MieterportalFunktionSchäden, Zählerstände, sieben Sprachen
- Indexmiete erhöhen anhand des VerbraucherpreisindexRatgeberWie du die Indexmiete an den Verbraucherpreisindex anpasst, was im Schreiben stehen muss und was die geplante Reform ändern könnte.
- Höhe, Zinsen und Rückzahlung der MietkautionRatgeberWie hoch die Kaution sein darf, wie du sie anlegst und was bei der Abrechnung nach dem Auszug gilt.
- Das Wohnungsübergabeprotokoll bei Einzug und AuszugRatgeberWas ins Protokoll gehört, wie die Übergabe abläuft und wie du einen Schaden richtig bewertest.
- Mieterhöhung auf die ortsübliche VergleichsmieteRatgeberWann du die Miete nach § 558 BGB erhöhen darfst, wie du die Erhöhung begründest und wie Sperrfrist und Kappungsgrenze zusammenwirken.
Lade deinen ersten Mietvertrag hoch.
Ein paar Minuten später siehst du das Objekt mit Einheiten, Mietern und Sollmieten. Bis drei Einheiten kostenlos, ohne Kreditkarte.