Stand Oktober 2026
Mietverwaltung mit Excel, und wann sie nicht mehr reicht
Für zwei Wohnungen reichen Excel, ein Ordner und die Banking-App. Hier steht, wie du die Tabelle sinnvoll aufbaust und ab welchem Punkt eine Software dir Abende spart.
Excel + Ordner + Banking-App passt, wenn …
1 bis 3 Einheiten ohne Mieterwechsel, wenn du Excel gut beherrschst und die Nebenkosten einmal im Jahr selbst abrechnen willst.
Wohnify passt, wenn …
Ab etwa 5 Einheiten, bei Mieterwechseln, Heizkosten vom Messdienst, mehreren Objekten oder wenn mehr als eine Person mitarbeitet.
| Kriterium | Wohnify | Excel + Ordner + Banking-App |
|---|---|---|
| Kosten | 0 € bis 3 Einheiten, danach 9 € + 1,50 € pro Einheit und Monat | vorhandene Excel-Lizenz, Ordner, Banking-App |
| Bestand anlegen | Mietverträge hochladen und auslesen lassen | von Hand abtippen |
| Mieteingang prüfen | Kontoauszug hochladen, Zahlungen werden den Mietern zugeordnet | Kontoauszug gegen Liste abhaken |
| Belege | an eine Adresse weiterleiten, Zuordnung mit Kostenart | Ordner, Mailpostfach, Downloads-Ordner |
| Nebenkostenabrechnung | Mieterwechsel nach Tagen, Vergleich mit dem Vorjahr | Formeln pro Kostenart, Mieterwechsel von Hand |
| Heizkosten und CO₂ | Messdienst-PDF einlesen, CO₂-Stufe berechnet | Beträge abtippen, CO₂-Rechner extra |
| Monatliche Verbrauchsinformation | im Mieterportal | kein vorgesehener Weg |
| Fristen | Erinnerung für Abrechnung und Eichfrist, Prüfpflichten wie Rauchmelder und Legionellen je Haus | eigener Kalender |
| Mahnungen | vorbereitet in Stufen, Versand nach Bestätigung | Word-Vorlage |
| Steuer | Anlage-V-Werte pro Objekt, DATEV-Export | Summen aus der Tabelle ziehen |
| Zusammenarbeit | eigene Zugänge für Partner und Steuerkanzlei | Datei per Mail, Versionen wie „final_v3.xlsx“ |
Angaben zu Excel + Ordner + Banking-App laut öffentlich zugänglichen Quellen, Stand Oktober 2026. Preise und Funktionen können sich ändern. Quellen siehe unten. Seite aktualisiert am 19.10.2026.
Die Umzugsvorlage für Excel
Eine Excel-Datei mit je einem Blatt für Objekte, Einheiten, Mieter, Mietverhältnisse, Zähler und offene Posten. Pflichtspalten sind markiert, für Art der Einheit und Zählerart gibt es Auswahllisten, und graue Beispielzeilen zeigen das Format.
Du kannst damit deine Verwaltung in Excel ordnen und die Datei später in Wohnify einlesen. Vor der Übernahme siehst du jede Zeile mit Prüfergebnis, unveränderte Beispielzeilen übernimmt der Import nicht.
So baust du eine Mietverwaltung in Excel auf
Trenne Stammdaten und Bewegungen. Ein Tabellenblatt pro Zweck, eine Zeile pro Datensatz und keine verbundenen Zellen, dann bleibt die Datei auch nach Jahren filterbar.
| Tabellenblatt | Spalten |
|---|---|
| Einheiten | Objekt, Lage, Wohnfläche (m²), Zimmer, Zählernummern, MEA |
| Mietverhältnisse | Einheit, Mieter, Beginn, Ende, Kaltmiete, Vorauszahlung BK, Vorauszahlung HK, Kaution, Indexbasis |
| Sollstellungen | Monat, Einheit, Soll Kaltmiete, Soll BK, Soll HK |
| Zahlungen | Datum, Betrag, Absender, Verwendungszweck, Einheit, Monat |
| Ausgaben | Datum, Lieferant, Betrag, Objekt, Kostenart nach § 2 BetrKV, umlagefähig ja/nein, Belegnummer |
| Fristen | Objekt, Art (Rauchmelder, Wartung, Eichfrist), fällig am, erledigt |
Wo Excel an Grenzen stößt
Am häufigsten beim Mieterwechsel. Zieht jemand am 30. April aus, müssen alle Kostenarten auf 120 und 245 Tage verteilt werden, und eine falsche Formel fällt oft erst dem Mieter auf.
Dann bei Fristen. Die Nebenkostenabrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein (§ 556 Abs. 3 BGB), und eine Tabelle erinnert dich nicht daran. Bei fernablesbaren Heizkostenverteilern kommt die monatliche Verbrauchsinformation dazu (§ 6a HeizkostenV), für die eine Tabelle keinen Weg zum Mieter hat.
Und bei den Belegen. Die Abgabenordnung verlangt, dass Unterlagen geordnet und für die gesetzliche Frist aufbewahrt werden (§ 147 AO). Ein Downloads-Ordner reicht dafür selten.
Rechenbeispiel mit 6 Einheiten und 2 Mieterwechseln
| Aufgabe | Mit Excel (Schätzung) | Mit Wohnify |
|---|---|---|
| Mieteingang prüfen, 12 Mal im Jahr | 12 × 20 Min. | Kontoauszug hochladen, Abweichungen ansehen |
| Belege erfassen, ca. 60 im Jahr | 60 × 3 Min. | weiterleiten, Vorschlag bestätigen |
| Nebenkostenabrechnung mit 2 Wechseln | 1 bis 2 Tage am Wochenende | Abrechnung mit sortierten Belegen |
| Anlage V vorbereiten | 1 Abend | Werte pro Objekt |
Für 6 Einheiten kostet Wohnify 18 € im Monat, bis 3 Einheiten nichts. Siehe Preise.
Wann Excel die bessere Wahl ist
Wenn du eine oder zwei Wohnungen ohne Messdienst und ohne Wechsel vermietest, und wenn du eine Tabelle hast, deren Formeln du kennst und die sonst niemand braucht. Dann ist eine Software vor allem ein weiteres Abo.
Wenn du umsteigen willst, liest Wohnify deine Excel-Datei ein und ordnet die Spalten zu, oder du überträgst deine Liste vorher in die Umzugsvorlage. Mehr unter Dokumente & KI.
Häufige Fragen
Gibt es eine kostenlose Excel-Vorlage für die Mietverwaltung?
Ja. Die Umzugsvorlage von Wohnify ist eine Excel-Datei mit einem Blatt je Bereich, du kannst sie ohne Anmeldung herunterladen. Die Struktur oben kannst du auch selbst nachbauen. Mit bis zu 3 Einheiten ist Wohnify kostenlos.
Kann ich meine Excel-Tabelle in Wohnify übernehmen?
Ja. Wohnify liest XLSX- und CSV-Dateien und ordnet Spalten wie „Whg.“, „qm“ oder „Kaltmiete“ zu. Was unklar ist, wird einmal nachgefragt.
Reicht Excel für die Nebenkostenabrechnung?
Rechnerisch ja. Aufwendig wird es bei Mieterwechseln, Verbrauchswerten und der CO₂-Aufteilung. Eine Anleitung gibt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung erstellen.
Ab wie vielen Wohnungen lohnt sich eine Software?
Als Faustregel ab etwa 5 Einheiten oder ab dem ersten Mieterwechsel im Jahr. Dann kostet die Handarbeit mehr Zeit, als die Software Geld kostet.
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