Belege automatisch erfassen und dem richtigen Haus zuordnen
Rechnungen, Bescheide und Mieterpost leitest du an eine Adresse weiter. Wohnify erkennt, worum es geht, ordnet es Objekt, Einheit und Kostenart zu und legt dir den nächsten Schritt als Karte vor.
Mieteingang
Umsatz vom 05.10.800,00 € von M. Vogt-Hansen zuordnenMiete Oktober, Könneritzstraße 41, WE 08 (DG rechts)
Name und Betrag passen zur offenen Miete. Das Geld kam aber von einem Konto, das Wohnify noch nicht kennt.
Beleg
Rechnung RE 4471Rechnung über 189,21 € von Heizung Sanitär Böhme buchenKönneritzstraße 41, Instandhaltung
Auf der Rechnung steht WE 03. Ein neues Thermostatventil ist Instandhaltung und geht nicht in die Nebenkosten.
Post an Mieter
Mietkonto WE 04Zahlungserinnerung an Selin Aydın sendenOffen: 2.345,00 €, Entwurf liegt bei
Seit August fehlen Teile der Miete. Der Entwurf nennt den Betrag, die Monate und eine Zahlungsfrist.
Schadensmeldung
Meldung vom 08.10.Heizungsbetrieb für WE 01 beauftragenHeizkörper im Schlafzimmer gluckert
Lea Brandt hat es mit Foto im Mieterportal gemeldet. Der Heizungsbetrieb bekommt einen Link zum Auftrag und trägt den Termin selbst ein.
- Noch leer. Was du links bestätigst, steht danach hier, mit Uhrzeit.
- Eine Adresse für die Post
- Deine Organisation bekommt eine eigene Adresse unter mail.wohnify.app. Dazu kommen Hochladen im Browser und Fotos vom Handy.
- Wie viel allein läuft, entscheidest du
- Pro Vorgangsart: nur vorschlagen, nach Bestätigung ausführen oder automatisch mit Protokoll.
- E-Rechnungen ohne KI gelesen
- XRechnung und ZUGFeRD werden aus dem XML übernommen. Nur die Kostenart wird vorgeschlagen.
In der App
Bisher und mit Wohnify
Bisher
- Rechnungen kommen per Mail, per Post und als Foto vom Hausmeister.
- Die Kündigung von Wohnung 4 liegt seit zwei Wochen ungelesen im Stapel.
- Die Einspruchsfrist im Grundsteuerbescheid hast du nicht notiert.
Mit Wohnify
- Alles landet an einer Stelle, egal auf welchem Weg es kommt.
- Wohnify erkennt den Typ, zum Beispiel Rechnung, Kündigung, Bescheid oder Mängelanzeige.
- Fristen aus Dokumenten stehen im Kalender, etwa Zahlungsziel oder Einspruchsfrist.
- Auf Wunsch kommt einmal pro Woche eine Übersicht mit Erledigtem und Offenem.
Was mit eingehender Post passiert
| Eingang | Erkannt als | Vorbereitet wird |
|---|---|---|
| PDF der Stadtwerke Leipzig | Rechnung Wasser | Buchung auf Könneritzstraße 41, umlagefähig, verknüpft mit der Abbuchung |
| Brief aus Wohnung 4 | Kündigung | Fristende berechnet, Bestätigung entworfen, Übergabe angelegt |
| Grundsteuerbescheid | Bescheid | Betrag übernommen, Einspruchsfrist eingetragen |
| Mail mit Foto vom Mieter | Mängelanzeige | Vorgang angelegt, Priorität vorgeschlagen |
| Messdienst-Abrechnung | Heizkosten-Einzelabrechnung | Beträge je Einheit ausgelesen, für die Abrechnung vorgemerkt |
Zu jedem Vorschlag siehst du die Begründung und die Stelle im Dokument, aus der die Werte stammen. Was du bestätigst oder änderst, steht mit Zeit und Person im Protokoll.
Absenderadressen lassen sich fälschen. Wohnify prüft deshalb bei eingehenden E-Mails die Signatur (DKIM) und den sendenden Server (SPF) gegen die Absenderdomain. Nur wenn der Absender bestätigt ist, ordnet Wohnify eine Mail einem Mietverhältnis von allein zu. Sonst steht „Absender nicht bestätigt“ an der Karte, und du entscheidest.
Vorschlag, Bestätigung, automatisch
| Stufe | Was passiert | Sinnvoll für |
|---|---|---|
| Vorschlag | Wohnify bereitet vor, du entscheidest und führst aus | Kündigungen, Mieterhöhungen |
| Mit Bestätigung | Wohnify führt aus, sobald du bestätigst | Rechnungen buchen, Mahnungen |
| Automatisch | Wohnify führt aus und protokolliert, du siehst es in der Übersicht | wiederkehrende Rechnungen bekannter Lieferanten |
Ab Werk ist bei Geld, Fristen und Nachrichten an Mieter deine Bestätigung nötig. Was du automatisch laufen lässt, stellst du pro Vorgangsart ein.
Eine Woche mit sechs Einheiten
In einer gewöhnlichen Woche kommen bei sechs Einheiten vielleicht drei Rechnungen, eine Mieternachricht und ein Bescheid. Bisher hieß das Postfach öffnen, PDFs speichern, Liste pflegen, Fristen notieren. Mit Wohnify öffnest du den Posteingang und gehst fünf vorbereitete Karten durch.
Regeln legst du in normaler Sprache fest, etwa „Rechnungen der Stadtwerke immer auf die Könneritzstraße buchen“. Vor dem Speichern zeigt ein Probelauf, welche Vorgänge der letzten 90 Tage die Regel getroffen hätte.
Aktualisiert am 17.10.2026
Fragen zu Inbox-Agent
Wie lautet meine Adresse für Belege?
Deine Organisation bekommt eine eigene Adresse unter mail.wohnify.app, zum Beispiel lindner@mail.wohnify.app. Was dort ankommt, landet in deinem Posteingang in Wohnify.
Bucht Wohnify Rechnungen ohne mich?
Nur, wenn du das für eine Vorgangsart einstellst. Ab Werk bereitet Wohnify vor, und du bestätigst.
Was ist mit Papierpost?
Fotografiere den Brief mit dem Handy oder scanne ihn ein und lade ihn hoch. Wohnify behandelt ihn wie eine E-Mail. Für Hausverwaltungen ist ein Scan-Dienst geplant.
Kann ich sehen, was automatisch erledigt wurde?
Ja. Alle Aktionen stehen im Protokoll, mit Zeitpunkt und Begründung.
Kann Wohnify E-Rechnungen lesen?
Ja. XRechnung (UBL und CII) und ZUGFeRD/Factur-X werden aus dem XML gelesen, ohne KI. Hintergründe zur Pflicht stehen im Ratgeber E-Rechnung für Vermieter.
Passt dazu
- Dokumente & KIFunktionMietverträge hochladen, Bestand anlegen
- Buchhaltung & BankingFunktionKontoauszug importieren, Mieteingang prüfen
- NebenkostenabrechnungFunktionBetriebskosten verteilen und versenden
- Was die E-Rechnung für Vermieter bedeutetRatgeberWarum auch private Vermieter E-Rechnungen empfangen müssen, wann du selbst welche ausstellst und wie du sie aufbewahrst.
- Nebenkostenabrechnung erstellen, Schritt für SchrittRatgeberWelche Angaben in die Abrechnung gehören, wie du die Kosten verteilst und wie das Ergebnis für ein Haus mit sechs Wohnungen aussieht.
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