Kurz gesagt
Nach § 5 Abs. 2 HeizkostenV müssen Wärmezähler, Heizkostenverteiler und Warmwasserzähler bis zum 31. Dezember 2026 fernablesbar sein. Fehlt die Ausstattung danach, darf der Mieter seinen Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten um 3 Prozent kürzen. Sind die Geräte eingebaut, musst du ihm monatlich eine Verbrauchsinformation zur Verfügung stellen, sonst kann er um weitere 3 Prozent kürzen.
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Die Stichtage
Die Heizkostenverordnung wurde Ende 2021 an die EU-Energieeffizienzrichtlinie angepasst. Seitdem gelten mehrere Stichtage, die aufeinander aufbauen. Stand Oktober 2026 ist der wichtigste davon nur noch knapp drei Monate entfernt.
| Stichtag | Was gilt |
|---|---|
| seit 01.12.2021 | Neu eingebaute Zähler und Heizkostenverteiler müssen fernablesbar sein. |
| seit 01.12.2022 | Neu eingebaute fernablesbare Geräte müssen außerdem an ein Smart-Meter-Gateway angebunden werden können und mit Geräten anderer Hersteller zusammenarbeiten. |
| bis 31.12.2026 | Alle Bestandsgeräte, die nicht fernablesbar sind, müssen nachgerüstet oder ersetzt sein. |
| bis 31.12.2031 | Fernablesbare Geräte, die vor dem 01.12.2022 eingebaut wurden, müssen die Anforderungen an Gateway-Anbindung und Zusammenarbeit erfüllen. |
Ausnahmen gibt es nur, wenn die Nachrüstung im Einzelfall technisch nicht möglich ist oder wegen besonderer Umstände einen unangemessenen Aufwand oder eine unbillige Härte bedeuten würde. Das musst du begründen können. Ein verpasster Termin beim Messdienst gehört nicht dazu.
Was als fernablesbar gilt
Fernablesbar ist ein Gerät, wenn es abgelesen werden kann, ohne die Wohnung zu betreten (§ 5 Abs. 2 HeizkostenV). Funk-Heizkostenverteiler, die der Ableser vom Treppenhaus oder von der Straße aus ausliest, erfüllen das. Systeme mit Gateway, die die Werte selbst übertragen, ebenfalls. Mehr dazu im Glossar unter Fernablesbarkeit.
Nicht fernablesbar sind Verdunsterröhrchen und elektronische Verteiler, die ihren Wert nur im Display anzeigen. Für diese Geräte endet die Frist am 31. Dezember 2026.
Die monatliche Verbrauchsinformation
Sobald fernablesbare Geräte eingebaut sind, musst du deinen Mietern monatlich eine unterjährige Verbrauchsinformation zur Verfügung stellen (§ 6a HeizkostenV, Pflicht seit 1. Januar 2022). Sie kann per Post, E-Mail, App oder Webportal kommen und enthält mindestens:
- den Verbrauch des Nutzers im letzten Monat in Kilowattstunden
- einen Vergleich mit dem Vormonat und mit demselben Monat des Vorjahres, soweit Daten vorliegen
- einen Vergleich mit dem Verbrauch eines normierten oder durchschnittlichen Nutzers derselben Nutzerkategorie
Auch die jährliche Heizkostenabrechnung muss seitdem mehr enthalten, unter anderem den eingesetzten Brennstoffmix, die erhobenen Steuern und Abgaben, einen Vergleich mit dem witterungsbereinigten Verbrauch des Vorjahres und Kontaktdaten von Verbraucherorganisationen.
Was ein Versäumnis kostet
§ 12 Abs. 1 HeizkostenV gibt dem Mieter Kürzungsrechte für seinen Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten.
| Versäumnis | Kürzung |
|---|---|
| Kosten nicht verbrauchsabhängig abgerechnet | 15 % |
| keine fernablesbare Ausstattung, obwohl sie Pflicht ist | 3 % |
| Informationen nach § 6a fehlen oder sind unvollständig | 3 % |
Ein Beispiel: Eine Mieterin hat in der Heizkostenabrechnung 2027 einen Anteil von 1.240,00 €. In ihrer Wohnung hängen noch Verdunster, also kürzt sie um 3 Prozent, das sind 37,20 €. Bei sechs Wohnungen mit ähnlichen Anteilen kommen rund 220 € im Jahr zusammen. Ob beide 3-Prozent-Kürzungen nebeneinander möglich sind, ist nicht abschließend geklärt. Pro Wohnung ist das Risiko überschaubar, es kommt aber mit jeder Abrechnung wieder, bis die Geräte getauscht sind.
Wer die Geräte bezahlt
Kaufst du die Geräte, ist das eine Investition, die du nicht über die Nebenkosten umlegen kannst. Mietest du sie, gehören die Mietkosten zu den umlagefähigen Heizkosten (§ 7 Abs. 2 HeizkostenV). Vor der Anmietung musst du den Mietern die Kosten mitteilen. Widerspricht die Mehrheit von ihnen innerhalb eines Monats, ist die Anmietung unzulässig (§ 4 Abs. 2 HeizkostenV).
Die Kosten für Ablesung, Berechnung, Aufteilung und für die Verbrauchsinformationen nach § 6a sind ebenfalls umlagefähige Heizkosten. Die meisten Messdienste führen sie als eigenen Posten in der Heizkostenabrechnung.
Was bis Jahresende noch zu tun ist
- 1
Bestand prüfen
In der letzten Heizkostenabrechnung oder im Vertrag mit dem Messdienst steht, welche Geräte verbaut sind. Steht dort Verdunster oder ein Gerätetyp ohne Funk, musst du handeln.
- 2
Messdienst anschreiben
Frage Termin, Gerätetyp und Kosten schriftlich an. Im Herbst 2026 sind die Kapazitäten knapp. Bewahre Anfrage und Antwort auf, falls es eng wird.
- 3
Mieter informieren
Kündige den Einbautermin rechtzeitig an. Bei gemieteten Geräten nennst du die Kosten und beachtest die Widerspruchsfrist von einem Monat.
- 4
Verbrauchsinformation klären
Kläre, wie die monatlichen Werte zu den Mietern kommen. Viele Messdienste stellen ein Portal bereit. Die Zugangsdaten musst du an die Mieter weitergeben.
- 5
Abrechnung 2027 vorbereiten
Prüfe, ob der Messdienst die Angaben nach § 6a und die CO2-Kostenaufteilung in die Abrechnung übernimmt.
Wohnify importiert die PDF-Abrechnung deines Messdienstes und übernimmt die Werte in die Nebenkostenabrechnung. Die monatliche Verbrauchsinformation kommt in der Regel vom Messdienst selbst, weil nur er die Funkdaten der Geräte hat. Mehr unter Heizkosten und Zähler mit Wohnify.
Dieser Ratgeber gibt den Stand vom 12.10.2026 wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
Quellen