Nebenkostenabrechnung mit Software, wenn die Belege schon sortiert sind
Rechnungen, die übers Jahr eingehen, ordnet Wohnify gleich dem Objekt und der Kostenart zu. Wenn du die Abrechnung startest, prüfst du die Summen, legst die Verteilung fest und verschickst sie.
- Vergleich mit dem Vorjahr
- Fehlt die Gebäudeversicherung, die letztes Jahr noch drin war, oder hat sich der Wasserpreis verdoppelt, steht das im Prüfbericht.
- Mieterwechsel taggenau
- Zieht jemand Ende April aus, teilt Wohnify die Kosten nach Tagen auf. Leerstand trägt der Vermieter.
- Heizkosten mit oder ohne Messdienst
- Die Einzelabrechnung von ista, Techem und anderen wird übernommen. Ohne Messdienst teilt Wohnify die Heizkosten selbst nach HeizkostenV in Grund- und Verbrauchskosten auf.
- Zugang belegt
- Als versendet gilt eine Abrechnung erst, wenn die E-Mail angenommen oder der Brief wirklich unterwegs ist. Einschreiben und Boten trägst du mit Datum ein.
Bisher und mit Wohnify
Bisher
- Ein Sonntag im Mai mit dem Ordner: Grundsteuer, Versicherung, Müll, Wasser, Hausstrom.
- Der Mieterwechsel in Wohnung 3 bringt die Excel-Formel durcheinander.
- Die Heizkostenabrechnung vom Messdienst tippst du Position für Position ab.
- Die neuen Vorauszahlungen änderst du hinterher von Hand.
Mit Wohnify
- Du siehst nur noch, welche Belege fehlen.
- Umlageschlüssel je Kostenart: Fläche, Personen, Einheiten, Verbrauch oder MEA.
- Versand über Mieterportal, E-Mail oder Brief, auf Wunsch als Einschreiben.
- Die neuen Vorauszahlungen werden zu Sollstellungen, sobald du sie bestätigst.
Der Ablauf
- 1
Kosten prüfen
Alle Belege des Abrechnungszeitraums nach Kostenart, mit Hinweis auf Lücken gegenüber dem Vorjahr.
- 2
Verteilung festlegen
Die Umlageschlüssel kommen aus Mietvertrag und Vorjahr. Weicht etwas ab, musst du es bestätigen.
- 3
Plausibilität
Bericht mit Vorjahresvergleich, nicht umlagefähigen Posten und Kosten ohne Grundlage im Vertrag, dazu eine Vorschau pro Mieter. Die Abrechnung weist die Anteile für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen nach § 35a EStG aus.
- 4
Versand
Über das Mieterportal, per E-Mail oder als Brief. Wohnify hält fest, wann die Abrechnung zugegangen ist, und bucht Nachzahlung oder Guthaben. Die neuen Vorauszahlungen werden zu Sollstellungen.
Wie man eine Abrechnung ohne Software aufbaut, beschreibt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung erstellen.
Umlageschlüssel und zwei Rechenbeispiele
| Schlüssel | Typisch für | Grundlage |
|---|---|---|
| Wohnfläche | Grundsteuer, Versicherung, Hausstrom | Regelfall nach § 556a Abs. 1 BGB |
| Personen | Müll, Wasser ohne Zähler | Vereinbarung im Mietvertrag |
| Einheiten | Kabel, Aufzugswartung | Vereinbarung im Mietvertrag |
| Verbrauch | Wasser mit Zählern, Heizung, Warmwasser | § 556a Abs. 1 BGB, HeizkostenV |
| MEA | vermietete Eigentumswohnung | Vereinbarung im Mietvertrag |
Grundsteuer: Das Haus hat 6 Einheiten mit zusammen 410 m², Wohnung 2 hat 62 m². Bei 1.240 € Grundsteuer entfallen auf Wohnung 2: 1.240 € × 62 / 410 = 187,51 €.
Mieterwechsel: Auf Wohnung 3 entfallen 1.460 € im Jahr. Der alte Mieter wohnt bis 30. April (120 Tage), der neue ab 1. Mai (245 Tage). Verteilt werden 480 € und 980 €. Stünde die Wohnung einen Monat leer, trüge diesen Anteil der Vermieter.
Was rechtlich gilt
Umlegen darfst du nur Betriebskosten aus dem Katalog des § 2 BetrKV, und nur, wenn der Mietvertrag es vorsieht (§ 556 Abs. 1 BGB). Eine Übersicht steht unter Umlagefähige Nebenkosten. Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen gehören nicht dazu (§ 1 Abs. 2 BetrKV).
Der Abrechnungszeitraum umfasst höchstens zwölf Monate. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach dessen Ende zugehen, sonst sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Wohnify erinnert dich vorher; mehr unter Abrechnungsfrist Nebenkosten.
Für die Frist zählt der Zugang beim Mieter. Deshalb steht eine Abrechnung in Wohnify erst als versendet, wenn der E-Mail-Server sie angenommen hat oder der Brief beim Druckdienstleister in den echten Versand gegangen ist. Für einen Brief rechnet Wohnify mit Zugang drei Tage nach Aufgabe. Hast du per Einwurf-Einschreiben, Bote oder persönlich zugestellt, trägst du das mit Datum ein.
Heiz- und Warmwasserkosten werden nach der HeizkostenV überwiegend nach Verbrauch verteilt, dazu kommt die CO₂-Kostenaufteilung nach dem CO2KostAufG. Das beschreibt die Seite Heizkosten & Zähler.
Aktualisiert am 17.10.2026
Fragen zu Nebenkostenabrechnung
Geht das auch für eine vermietete Eigentumswohnung?
Ja. Du lädst die Hausgeldabrechnung der WEG hoch, Wohnify trennt umlagefähige von nicht umlagefähigen Kosten und verteilt je nach Mietvertrag nach MEA oder Fläche.
Wie kommen die Heizkosten vom Messdienst in die Abrechnung?
Du lädst die Einzelabrechnung als PDF hoch oder leitest sie an deine Wohnify-Adresse weiter. Erkannt werden ista, Techem, Brunata-Metrona, Minol, Kalo, Noventic und Kalorimeta, als PDF, CSV oder Excel. Die Beträge je Einheit übernimmt Wohnify nach deiner Bestätigung. Ohne Messdienst verteilst du die Heizkosten in Wohnify selbst nach HeizkostenV.
Bis wann muss die Abrechnung beim Mieter sein?
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB), für das Kalenderjahr 2025 also bis 31. Dezember 2026.
Werden die Vorauszahlungen danach angepasst?
Wohnify schlägt neue Vorauszahlungen auf Basis der Abrechnung vor. Wenn du sie bestätigst, werden sie als Sollstellungen angelegt und im Mieterportal angezeigt.
Ist die Nebenkostenabrechnung im Free-Tarif enthalten?
Nein, sie gehört zum Vermieter-Tarif. Mehr unter Preise.
Passt dazu
- Heizkosten & ZählerFunktionHeizkostenV, Fernablesung, UVI, CO₂
- Inbox-AgentFunktionRechnungen und Post vorsortieren
- MieterportalFunktionSchäden, Zählerstände, sieben Sprachen
- Nebenkostenabrechnung erstellen, Schritt für SchrittRatgeberWelche Angaben in die Abrechnung gehören, wie du die Kosten verteilst und wie das Ergebnis für ein Haus mit sechs Wohnungen aussieht.
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