WEG-Verwaltung für kleine Gemeinschaften

Die WEG Kochstraße 27 in Leipzig hat sechs Einheiten. Die Miteigentumsanteile, hier zwischen 158 und 174 von 1.000, trägst du je Einheit ein oder lässt sie aus dem Text der Teilungserklärung lesen. Eigentümer werden mit Stichtag hinterlegt, sodass ein Eigentümerwechsel mitten im Jahr in Hausgeld und Abrechnung richtig ankommt.

Im Wirtschaftsplan stehen die Kostenarten mit ihrem Schlüssel, etwa die Gebäudeversicherung nach MEA, Wasser und Fernwärme nach Fläche und der Hausmeister nach Einheiten. Mit dem Beschluss nach § 28 Abs. 1 WEG werden daraus die Hausgeld-Sollstellungen. Eine Sonderumlage verteilt Wohnify nach dem beschlossenen Schlüssel als einmalige Forderung.

Die Jahresabrechnung enthält Gesamt- und Einzelabrechnungen, den Ausweis haushaltsnaher Dienstleistungen nach § 35a EStG und den Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG mit Rücklagen, Kontoständen und offenen Forderungen. Die Einzelabrechnung gibt es je Einheit als PDF. Nach dem Beschluss über die Nachschüsse bucht Wohnify die Abrechnungsspitzen als Forderungen.

Heiz- und Warmwasserkosten verteilt die Jahresabrechnung nach HeizkostenV, so wie in der Nebenkostenabrechnung für Mieter: Grund- und Verbrauchskosten, Schätzung bei fehlenden Werten, Eigentümerwechsel nach Tagen. Die Abrechnung des Messdienstes liest Wohnify ein.

Gläubiger der Lastschrift ist die Gemeinschaft, mit eigener Gläubiger-ID oder der deiner Verwaltung. Wohnify zieht Hausgeld, Sonderumlagen und Abrechnungsspitzen als pain.008-Datei ein, die du im Online-Banking des Hausgeldkontos hochlädst, und kündigt den Einzug vorher an. Das Mandat erteilen Eigentümer auf Papier oder im Eigentümerportal. Wie der Ablauf im Einzelnen aussieht, steht unter SEPA-Lastschrift.

Bleibt Hausgeld offen, gibt es drei Stufen von der Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung, als Brief im Namen der Gemeinschaft. Verzugszinsen rechnet Wohnify mit fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, Mahngebühren nur, wenn die Gemeinschaft sie beschlossen hat. Hausgeld, das gerade per Lastschrift eingezogen wird, mahnt Wohnify nicht, und verschickt wird nichts ohne deine Bestätigung.

Für die Versammlung legst du Termin, Ort und Tagesordnung an. Die Einladung erstellt Wohnify als PDF, eine je Eigentümer, auch wenn ihm mehrere Einheiten gehören. Die Einberufungsfrist von drei Wochen nach § 24 Abs. 4 WEG rechnet Wohnify mit. In der Versammlung erfasst du Anwesenheit und Stimmen, Wohnify zählt nach dem Prinzip der Gemeinschaft und hält fest, ob die Mehrheit erreicht ist.

Verkündete Beschlüsse, auch abgelehnte, landen in der Beschluss-Sammlung. Einträge lassen sich ergänzen, aber nicht überschreiben. Ältere Beschlüsse und gerichtliche Entscheidungen trägst du nach, etwa die Sanierung der Hofdurchfahrt vom Mai mit 842 von 1.000 MEA dafür. Aus der Versammlung entsteht ein Protokoll-Entwurf als PDF, den du vor der Unterschrift prüfst.

Unabhängig von der WEG erstellt Wohnify für Eigentümer, deren Mietshäuser du verwaltest, einen Bericht als PDF, für einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr. Darin stehen Soll und Ist der Mieten, Rückstände, Ausgaben nach Kostenart und Instandhaltung. Gehört ein Haus mehreren, wie die Könneritzstraße 41 Ruth und Arne Kessler zu 60 und 40 Prozent, rechnet Wohnify die Zahlen auf den jeweiligen Anteil um. Gibst du es frei, finden die Eigentümer die Berichte im Eigentümerportal.