Mietverträge auslesen lassen und den Bestand daraus anlegen
Du lädst Mietverträge, Teilungserklärung oder deine bisherige Excel-Liste hoch. Wohnify liest Mieter, Flächen, Miete und Kaution aus und schlägt dir Objekte, Einheiten und Sollstellungen vor. Angelegt wird, was du bestätigst.
- Mit Beleg im Dokument
- Neben jedem erkannten Wert steht die Seite, auf der er gefunden wurde. Ein Klick markiert die Stelle im PDF.
- Unsichere Werte sind markiert
- Handschriftliche Ergänzungen oder schiefe Fotos liest Wohnify mit niedrigerer Sicherheit. Diese Felder prüfst du einzeln, den Rest übernimmst du gesammelt.
- Aus der Miete wird die Sollstellung
- Kaltmiete und Vorauszahlungen landen als monatliche Sollstellungen im Mietverhältnis, auf Wunsch rückwirkend ab Mietbeginn.
In der App
Bisher und mit Wohnify
Bisher
- 22 Mietverträge im Ordner, die Daten in einer Excel-Liste, die nur du verstehst.
- Bei einem Programmwechsel tippst du Adresse, Fläche, Miete und Kaution neu ab.
- Ob im Vertrag von 2017 eine Indexklausel steht, weißt du erst nach zehn Minuten Blättern.
Mit Wohnify
- Du ziehst die Dateien ins Fenster, auch als ZIP oder Handyfoto.
- Links das Dokument, rechts die erkannten Felder. Du bestätigst oder korrigierst.
- Pro Objekt zeigt eine Liste, was noch fehlt, etwa Zählernummern oder der Energieausweis.
Vom Ordner zum Bestand
- 1
Hochladen
PDF, Fotos (auch HEIC vom iPhone), Word, Excel, CSV, E-Mails oder ein ZIP mit allem. Am Rechner ziehst du die Dateien ins Fenster, unterwegs fotografierst du mit dem Handy.
- 2
Erkennen
Wohnify bestimmt den Dokumenttyp, zum Beispiel Mietvertrag, Nachtrag, Grundbuchauszug, Energieausweis, Versicherungspolice oder Rechnung.
- 3
Zusammenführen
Dieselbe Adresse ergibt dasselbe Gebäude. Einheiten werden über Lage und Fläche zugeordnet, doppelt erfasste Personen zusammengelegt.
- 4
Prüfen
Dokument und Felder stehen nebeneinander. Sichere Werte übernimmst du in einem Schritt, unsichere einzeln.
Was Wohnify erkannt hat, ist zunächst ein Vorschlag und als KI-Ergebnis gekennzeichnet. Im Bestand landet es erst mit deiner Bestätigung.
Was aus einem Mietvertrag gelesen wird
| Feld | Beispiel | Wofür es gebraucht wird |
|---|---|---|
| Mietparteien | Anna und Jonas Weber | Mieterakte, Schreiben, Mieterportal |
| Objekt und Lage | Könneritzstraße 41, 2. OG links | Zuordnung zur Einheit |
| Wohnfläche, Zimmer | 68,5 m², 3 Zimmer | Umlageschlüssel, Mietspiegel |
| Mietbeginn, Befristung | 01.04.2019, unbefristet | Sollstellungen, Fristen |
| Kaltmiete | 720,00 € | Sollstellung |
| Vorauszahlungen BK/HK | 150,00 € / 85,00 € | Sollstellung, Nebenkostenabrechnung |
| Kaution | 2.160,00 € | Kautionsverwaltung |
| Staffel- oder Indexklausel | Indexmiete nach VPI | Mieterhöhung |
| Kündigungsverzicht | bis 31.03.2023 | Fristen |
Bei der Indexmiete kommt es auf den genauen Wortlaut an. Wie eine Erhöhung nach § 557b BGB abläuft, steht im Ratgeber Indexmiete erhöhen.
Excel-Listen und Exporte aus anderer Software
Viele Vermieter haben schon eine Bestandsliste. Wohnify liest Excel- und CSV-Dateien und ordnet die Spalten selbst zu, auch wenn sie „Whg.“, „Lage“ oder „qm“ heißen. Ist eine Spalte nicht eindeutig, fragt Wohnify einmal nach, und die Antwort gilt für die ganze Datei.
Kommst du aus einer anderen Vermieter-Software, nimmst du den Umzug: Du lädst mehrere Dateien auf einmal hoch, und Wohnify übernimmt Objekte, Einheiten, Mieter, Mietverhältnisse, Zähler und offene Posten in einem Import. Gelesen werden die Wohnify-Umzugsvorlage für Excel, Excel- und CSV-Listen, deren Spaltenzuordnung du vor der Übernahme prüfst, und DATEV-Buchungsstapel für offene Posten.
Vor dem Übernehmen siehst du je Zeile, was neu ist, was es in Wohnify schon gibt und was fehlt, und korrigierst es an Ort und Stelle. Der Umzug lässt sich als Ganzes rückgängig machen, solange noch keine Zahlung und kein Dokument daran hängt. Ein eigenes Format für einzelne Anbieter gibt es nicht; deren Excel- und CSV-Exporte liest Wohnify über die Spaltenüberschriften. Wer bisher nur mit Tabellen arbeitet, findet einen Vergleich unter Excel-Alternative.
Wo deine Dokumente verarbeitet werden
Texterkennung und Sprachmodell laufen auf unseren eigenen Servern in der EU. Das Sprachmodell betreiben wir selbst; deine Dokumente verlassen dafür die EU nicht und gehen an keinen externen KI-Anbieter. Ohne Sprachmodell liest Wohnify nur, was beschriftet im Text steht, und lässt den Rest zur Prüfung offen.
Originale werden mit Prüfsumme abgelegt und nicht überschrieben, und du kannst alles samt Originaldokumenten exportieren. Den Auftragsverarbeitungsvertrag findest du unter AV-Vertrag, mehr zu Anmeldung und Mandantentrennung unter Sicherheit und in der Datenschutzerklärung.
Aktualisiert am 19.10.2026
Die Umzugsvorlage für Excel
Eine Excel-Datei mit je einem Blatt für Objekte, Einheiten, Mieter, Mietverhältnisse, Zähler und offene Posten. Pflichtspalten sind markiert, für Art der Einheit und Zählerart gibt es Auswahllisten, und graue Beispielzeilen zeigen das Format.
Du kannst damit deine Verwaltung in Excel ordnen und die Datei später in Wohnify einlesen. Vor der Übernahme siehst du jede Zeile mit Prüfergebnis, unveränderte Beispielzeilen übernimmt der Import nicht.
Fragen zu Dokumente & KI
Welche Dokumente kann ich hochladen?
PDF, Fotos (JPG, PNG, HEIC), Word, Excel, CSV, E-Mails und ZIP-Archive. Typisch sind Mietverträge, Nachträge, Grundbuchauszüge, Teilungserklärungen, Energieausweise, alte Nebenkostenabrechnungen und Kontoauszüge.
Was passiert, wenn ein Wert falsch gelesen wird?
Angelegt wird nur, was du bestätigst. In der Prüfansicht siehst du zu jedem Feld die Stelle im Dokument und wie sicher die Erkennung ist. Du korrigierst den Wert, und Wohnify übernimmt deine Korrektur.
Geht das auch mit Scans und Handyfotos?
Ja. Je besser die Vorlage, desto weniger musst du nachprüfen. Schief fotografierte oder handschriftlich ergänzte Seiten werden als unsicher markiert.
Kostet das Auslesen extra?
Im Free-Tarif sind 20 KI-Dokumente im Monat enthalten, im Vermieter-Tarif 200. Details unter Preise.
Werden meine Dokumente zum Trainieren genutzt?
Nein. Das Sprachmodell läuft auf unseren eigenen Servern, deine Dokumente gehen also an keinen externen KI-Anbieter. Wir selbst trainieren keine Modelle mit deinen Dokumenten. Mehr in der Datenschutzerklärung.
Passt dazu
- MietverwaltungFunktionObjekte, Einheiten, Mietverhältnisse
- Inbox-AgentFunktionRechnungen und Post vorsortieren
- Buchhaltung & BankingFunktionKontoauszug importieren, Mieteingang prüfen
- Indexmiete erhöhen anhand des VerbraucherpreisindexRatgeberWie du die Indexmiete an den Verbraucherpreisindex anpasst, was im Schreiben stehen muss und was die geplante Reform ändern könnte.
- Höhe, Zinsen und Rückzahlung der MietkautionRatgeberWie hoch die Kaution sein darf, wie du sie anlegst und was bei der Abrechnung nach dem Auszug gilt.
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Ein paar Minuten später siehst du das Objekt mit Einheiten, Mietern und Sollmieten. Bis drei Einheiten kostenlos, ohne Kreditkarte.