Software für Hausverwaltungen, die keine Leute finden
Wenn eine Stelle seit Monaten offen ist, muss dieselbe Mannschaft mehr Einheiten betreuen. Wohnify nimmt dem Team das Sortieren der Eingangspost und den Abgleich der Mieteingänge ab. Entscheiden tut weiter das Team.
Ausgangslage
Jonas hat vier Mitarbeitende, rund 900 Mieteinheiten und eine Desktop-Software aus den 2000ern. Jeden Morgen kommen 60 E-Mails und ein Stapel Briefe, die jemand lesen, zuordnen und weitergeben muss.
„Ich finde kein Personal und will pro Kopf mehr Einheiten schaffen.“
- Eingangspost am Vormittag. Rechnungen, Kündigungen, Mängelanzeigen, Bescheide. Alles muss gelesen, zugeordnet und weitergegeben werden.
- Alte Software. Für eine Buchung fünf Masken. Neue Leute brauchen Wochen, bis sie sicher sind.
- Kosten pro Zugang. Jeder weitere Nutzer kostet extra, also teilen sich Mitarbeitende Zugänge.
Was Wohnify dabei übernimmt
- Vorsortierter Posteingang
- Der Inbox-Agent erkennt Vorgang, Objekt und Einheit und bereitet die Buchung oder Antwort vor. Das Team bestätigt.
- Einstellungen pro Vorgangsart
- Wiederkehrende Rechnungen bekannter Lieferanten laufen automatisch mit Protokoll. Kündigungen und Mahnungen brauchen immer eine Bestätigung.
- Nutzer ohne Aufpreis
- Abgerechnet wird pro Einheit. Aushilfen, Azubis und die Steuerkanzlei bekommen eigene Zugänge mit passender Rolle.
- Eigentümer im Portal
- Eigentümer laden Berichte und Anlage-V-Werte selbst herunter, WEG-Eigentümer sehen Hausgeld, Abrechnung und Beschlüsse. Die Anrufe im Februar werden weniger.
Eingangspost
Bei 900 Einheiten kommen täglich Dutzende Dokumente an. Der Inbox-Agent liest sie, erkennt den Typ und legt eine Karte an, etwa „Stadtwerke Leipzig, 412,80 €, Könneritzstraße 41, Kostenart Wasser“. Wer die Karte öffnet, sieht Dokument, Vorschlag und Begründung nebeneinander.
| Stufe | Typische Vorgänge |
|---|---|
| Vorschlag | Kündigungen, Widersprüche, Mieterhöhungen |
| Mit Bestätigung | Rechnungen buchen, Mahnungen versenden, Antworten an Mieter |
| Automatisch mit Protokoll | Wiederkehrende Rechnungen von Versorgern und Dienstleistern |
Umstieg aus der Bestandssoftware
- 1
Bestandslisten exportieren
Objekte, Einheiten, Mieter, Mietverhältnisse und Zähler als Excel oder CSV aus der bisherigen Software, offene Posten gern als DATEV-Buchungsstapel. Alternativ füllst du die Umzugsvorlage von Wohnify aus.
- 2
Einlesen
Bis zu zwölf Dateien auf einmal. Wohnify ordnet die Spalten über die Überschriften zu, zeigt Dubletten und fehlende Angaben je Zeile, und du korrigierst vor der Übernahme. Die Mietverträge lädst du zusätzlich hoch, damit Klauseln und Fristen erfasst sind.
- 3
Einen Monat parallel
Beide Systeme nebeneinander laufen lassen und die Mieteingänge in Wohnify gegen die alte Software prüfen.
- 4
Umstellen
Die neue Belegadresse an Lieferanten weitergeben, Mieter und Eigentümer in ihre Portale einladen, Lastschriftmandate übernehmen, alte Software archivieren.
Was heute geht und was noch kommt
| Funktion | Stand |
|---|---|
| Mietverwaltung Wohnen und Gewerbe | verfügbar |
| Inbox-Agent mit Einstellungen pro Vorgangsart | verfügbar |
| Kontoauszug-Import (MT940, CAMT, CSV, PDF, auch per E-Mail), Zuordnung, Mahnwesen | verfügbar |
| SEPA-Lastschrift mit Mandaten auf Papier und im Mieterportal | verfügbar |
| Wartungs- und Prüfpflichten, Rundschreiben und Aushänge | verfügbar |
| Umzug aus Excel, CSV und DATEV-Buchungsstapel, als Ganzes rücknehmbar | verfügbar |
| Betriebs- und Heizkostenabrechnung mit Messdienst-Import | verfügbar |
| Rollen, beliebig viele Nutzer, DATEV-Export | verfügbar |
| Eigentümerbericht je Eigentümer und Zeitraum (PDF) | verfügbar |
| Eigentümerportal für Mietshäuser und WEG | neu |
| Mieterportal in sieben Sprachen | verfügbar |
| Regeln in normaler Sprache, mit Probelauf | neu |
| Vermietung mit Exposé, Interessenten und Selbstauskunft | neu |
| Dienstleister-Portal mit Auftragslink ohne Konto | neu |
| Assistent im Messenger (Telegram) | geplant |
| WEG-Verwaltung | neu |
| EBICS, Treuhandkonten, öffentliche API | in Arbeit |
Das WEG-Modul deckt Gemeinschaft mit Miteigentumsanteilen, Wirtschaftsplan, Hausgeld mit Lastschrift und Mahnwesen, Jahresabrechnung mit Heizkosten und Vermögensbericht, Eigentümerversammlung und Beschluss-Sammlung ab.
Preis
Der Verwalter-Tarif kostet 1,20 € pro Einheit und Monat, mindestens 149 €, netto. Bei 900 Einheiten sind das 1.080 € im Monat, unabhängig davon, ob vier oder sechs Personen damit arbeiten. Ab 2.000 Einheiten machen wir ein eigenes Angebot. Die Online-Zahlung für die bezahlten Tarife kommt in Kürze. Details unter Preise. Eine Demo mit euren eigenen Unterlagen fragst du über die Kontaktseite an.
Aktualisiert am 19.10.2026
Passende Funktionen
- Inbox-AgentRechnungen und Post vorsortieren
- Buchhaltung & BankingKontoauszug importieren, Mieteingang prüfen
- SEPA-LastschriftMieten einziehen per pain.008-Datei
- NebenkostenabrechnungBetriebskosten verteilen und versenden
- MieterportalSchäden, Zählerstände, sieben Sprachen
- WEG-VerwaltungHausgeld, Jahresabrechnung, Versammlung
- EigentümerportalZahlen und Unterlagen für Eigentümer
Häufige Fragen
Ab wie vielen Einheiten lohnt sich der Verwalter-Tarif?
Er kostet mindestens 149 € im Monat und ist ab etwa 94 Einheiten günstiger als der Vermieter-Tarif (9 € + 94 × 1,50 € = 150 €). Dazu kommen beliebig viele Nutzer und Rollen.
Kann ich Rechte pro Mitarbeitendem vergeben?
Über vier Rollen: Inhaber, Verwalter, Mitarbeiter und Buchhaltung (nur lesen), etwa für die Steuerkanzlei. Mitarbeitende lassen sich zusätzlich auf einzelne Objekte beschränken.
Wird WEG-Verwaltung unterstützt?
Ja, als neues Modul mit Wirtschaftsplan, Hausgeld-Lastschrift und Mahnwesen, Jahresabrechnung, Versammlung und Beschluss-Sammlung. Die Eigentümer bekommen Zugang zum Eigentümerportal und stimmen dort über Umlaufbeschlüsse ab. Mehr unter WEG-Verwaltung. Vermietetes Sondereigentum läuft über die Mietverwaltung.
Wo werden die Daten gespeichert?
Auf Servern in der Europäischen Union; die Verarbeitung läuft auf Grundlage eines AV-Vertrags. Texterkennung und Sprachmodell (von uns selbst betrieben) laufen auf denselben Servern, es gehen keine Daten an einen externen KI-Anbieter. Einzelheiten in der Datenschutzerklärung.
Gibt es eine Schnittstelle zu unserer Buchhaltung?
Wohnify exportiert für DATEV. Eine öffentliche Schnittstelle (API) ist in Arbeit.
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Ein paar Minuten später siehst du das Objekt mit Einheiten, Mietern und Sollmieten. Bis drei Einheiten kostenlos, ohne Kreditkarte.