Nebenkostenabrechnung erstellen, Schritt für Schritt

Lege dir zuerst alle Unterlagen für den Abrechnungszeitraum zurecht. Der Zeitraum darf höchstens zwölf Monate lang sein und muss nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. Die meisten privaten Vermieter rechnen trotzdem nach Kalenderjahr ab, weil Grundsteuerbescheid, Versicherung und Versorger es auch so tun.

• die Mietverträge mit der Vereinbarung über die Umlage der Betriebskosten und dem Umlageschlüssel
• Rechnungen und Bescheide für Grundsteuer, Wasser, Abwasser, Müll, Versicherung, Hausreinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom und Schornsteinfeger
• die Heizkostenabrechnung des Messdienstes oder eigene Verbrauchswerte
• die Wohnflächen aller Einheiten, bei Eigentumswohnungen außerdem die Miteigentumsanteile und die Hausgeldabrechnung der WEG
• die tatsächlich gezahlten Nebenkostenvorauszahlungen pro Mieter
• Ein- und Auszugsdaten, falls Mieter gewechselt haben

Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs braucht eine Betriebskostenabrechnung vier Angaben, um formell wirksam zu sein. Fehlt eine davon, gilt die Abrechnung als nicht erteilt, und die Abrechnungsfrist läuft weiter.

1. die Gesamtkosten pro Kostenart
2. den Umlageschlüssel, wo nötig mit Erläuterung
3. die Berechnung des Anteils, der auf den Mieter entfällt
4. den Abzug seiner Vorauszahlungen

Außerdem gehören Abrechnungszeitraum, Name des Mieters, Anschrift der Wohnung und das Ergebnis auf das Blatt. Lohnanteile für Hausreinigung, Gartenpflege oder Hausmeister weist du am besten gesondert aus. Dein Mieter kann sie dann als haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG in seiner Steuererklärung angeben.

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   Rechnungen erfassen

   Trag zu den Rechnungen Betrag und Leistungszeitraum ein und ordne sie einer Kostenart nach § 2 BetrKV zu. Welche Kostenarten es gibt, steht im Ratgeber Umlagefähige Nebenkosten.

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   Nicht umlagefähige Anteile herausrechnen

   Reparaturen, Verwaltung, Kontoführung und Rücklagen trägst du selbst. Der häufigste Fall in der Praxis ist eine Hausmeisterrechnung, in der auch Reparaturen stecken. Diesen Anteil ziehst du ab.

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   Kosten dem Jahr zuordnen

   Kosten, die über den Jahreswechsel laufen, verteilst du zeitanteilig. Der BGH lässt auch das Abflussprinzip zu, also die Zuordnung nach Zahlungsdatum. Bleib bei der Methode, für die du dich einmal entschieden hast.

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   Umlageschlüssel anwenden

   Steht im Mietvertrag nichts, gilt nach § 556a Abs. 1 BGB die Wohnfläche. Kosten, die nach erfasstem Verbrauch entstehen, zum Beispiel Kaltwasser mit Wohnungszählern, verteilst du nach Verbrauch. Mehr dazu im Glossar unter Umlageschlüssel.

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   Heizkosten einbinden

   Heiz- und Warmwasserkosten verteilst du nach der Heizkostenverordnung, zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch und den Rest nach Fläche. Seit 2023 gehört die CO2-Kostenaufteilung dazu. Meist liefert der Messdienst diesen Teil fertig gerechnet.

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   Vorauszahlungen abziehen

   Abgezogen werden die Vorauszahlungen, die der Mieter tatsächlich gezahlt hat. Was er schuldig geblieben ist, forderst du getrennt als Mietrückstand ein.

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   Zustellen und den Zugang belegen

   Die Frist ist gewahrt, wenn die Abrechnung rechtzeitig beim Mieter ankommt. Auf das Datum des Versands kommt es nicht an. Wähle deshalb einen Weg, den du beweisen kannst, etwa Einwurf-Einschreiben oder Übergabe mit Zeugen. Mehr im Ratgeber Abrechnungsfrist Nebenkosten.

Ein Haus mit sechs Wohnungen und zusammen 450 m² Wohnfläche. Laut Mietvertrag werden alle kalten Betriebskosten nach Wohnfläche umgelegt, abgerechnet wird das Kalenderjahr 2025. Die Heizkosten rechnet der Messdienst getrennt ab, sie fehlen deshalb in der Tabelle.

Wohnung 2 hat 75 m². Ihr Anteil beträgt 75 m² × 28,80 € = 2.160,00 €. Die Mieterin hat zwölfmal 170 € vorausgezahlt, zusammen 2.040,00 €, und zahlt deshalb 120,00 € nach. Hätte sie zwei Monate lang nicht gezahlt, stünden in der Abrechnung nur die 1.700,00 €, die tatsächlich eingegangen sind.

Zieht ein Mieter im Lauf des Jahres aus, teilst du die Kosten der Wohnung nach Tagen auf. Für die verbrauchsabhängigen Kosten brauchst du die Zählerstände vom Auszugstag. Deshalb gehören sie ins Übergabeprotokoll.

Steht eine Wohnung leer, trägst du ihren Anteil selbst. Auf die übrigen Mieter darfst du ihn nicht verteilen.

• Kosten umgelegt, die der Mietvertrag nicht vorsieht, zum Beispiel sonstige Betriebskosten ohne konkrete Bezeichnung
• Reparatur- und Verwaltungsanteile in Hausmeister- oder Wartungsrechnungen nicht herausgerechnet
• bei vermieteten Eigentumswohnungen die Hausgeldabrechnung der WEG ungeprüft übernommen, samt Erhaltungsrücklage und Verwaltervergütung
• vereinbarte Vorauszahlungen abgezogen, obwohl der Mieter weniger gezahlt hat
• den Umlageschlüssel ohne Vereinbarung gewechselt
• die Abrechnung kurz vor Fristende als normalen Brief verschickt, ohne Nachweis über den Zugang

Dein Mieter hat das Recht, die Belege einzusehen. Wenn du sie nach Kostenart geordnet bereithältst, ist so ein Termin schnell erledigt und Rückfragen lassen sich meist am Tisch klären.

Für ein oder zwei Wohnungen reicht eine Tabelle. Bei einem Mehrfamilienhaus mit Mieterwechseln, Wasserzählern und der Abrechnung des Messdienstes passieren in Excel erfahrungsgemäß die meisten Fehler, vor allem bei der Zuordnung der Belege und bei zeitanteiligen Anteilen.

In der Nebenkostenabrechnung von Wohnify ordnest du Rechnungen den Kostenarten nach BetrKV zu, legst den Umlageschlüssel pro Kostenart fest und importierst die PDF-Abrechnung des Messdienstes. Mieterwechsel werden nach Tagen aufgeteilt, und das Programm zeigt dir das Fristende der Abrechnung an.