Was die E-Rechnung für Vermieter bedeutet

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software automatisch verarbeiten kann (§ 14 Abs. 1 UStG). Eine PDF-Datei per E-Mail gehört nicht dazu. Umsatzsteuerlich ist sie eine sonstige Rechnung.

Umsatzsteuerlich bist du schon mit einer einzigen vermieteten Wohnung Unternehmer, auch wenn die Vermietung steuerfrei ist. Deshalb musst du seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das betrifft Rechnungen von Handwerkern, Hausverwaltung oder Versorgern für dein Mietobjekt.

Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Du musst die XML-Datei aber lesen und aufbewahren können, dafür brauchst du einen Viewer oder eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD anzeigt. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungssteller noch Papierrechnungen schicken und mit deiner Zustimmung auch PDF-Rechnungen. Danach laufen diese Übergangsregeln schrittweise aus.

Du vermietest ein Ladenlokal an eine Bäckerei und hast nach § 9 UStG zur Umsatzsteuer optiert. Die Miete beträgt 2.000,00 € netto zuzüglich 380,00 € Umsatzsteuer, zusammen 2.380,00 € im Monat. Dein Gesamtumsatz 2026 liegt unter 800.000 €. Daraus folgt:

• Bis Ende 2027 kannst du weiter mit dem Mietvertrag als Dauerrechnung arbeiten.
• Ab 2028 brauchst du eine E-Rechnung. Bei Dauerleistungen wie der Miete genügt nach dem BMF-Schreiben eine E-Rechnung für den ersten Leistungszeitraum, der der Vertrag beigefügt ist oder die eindeutig auf ihn verweist.
• Ändern sich umsatzsteuerlich wichtige Angaben, etwa durch eine Mieterhöhung, stellst du eine neue E-Rechnung aus.
• Auch die Nebenkostenabrechnung an den Gewerbemieter ist eine Rechnung mit Umsatzsteuer und fällt unter die Pflicht.

Wer nur Wohnraum vermietet, stellt keine E-Rechnungen aus, bekommt aber welche. Ab 2027 müssen Handwerksbetriebe und Hausverwaltungen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ihre Rechnungen als E-Rechnung schicken, ab 2028 alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer im Inland. Die Rechnung über eine Heizungswartung von 1.190,00 € brutto kommt dann als XML-Datei oder ZUGFeRD-PDF.

• Prüfe vor dem Bezahlen, ob du die Datei öffnen und lesen kannst.
• Speichere die Originaldatei, ein Ausdruck oder Screenshot reicht nicht.
• Ordne die Rechnung der richtigen Wohnung zu. Arbeitskosten weist du in der Nebenkostenabrechnung für § 35a EStG aus, wenn sie umlagefähig sind.
• Gib deinen Dienstleistern eine feste Adresse für Rechnungen, damit sie nicht im privaten Postfach untergehen.

Kleinbetragsrechnungen bis 250,00 € brutto sind von der Pflicht ausgenommen. Die Rechnung für eine kleine Reparatur kann also weiterhin als PDF oder auf Papier kommen.

Die E-Rechnung musst du in ihrem Originalformat aufbewahren, also die XML-Datei. Für Rechnungen gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Die Ablage muss nach den GoBD unveränderbar, vollständig und auffindbar sein. Weichen bei ZUGFeRD Bild- und Datenteil voneinander ab, gilt der XML-Teil.

1. 1

   Postfach festlegen

   Richte eine eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen ein und teile sie deinen Dienstleistern mit.

2. 2

   Lesbar machen

   Nutze eine Software oder einen Viewer, der XRechnung und ZUGFeRD anzeigt.

3. 3

   Ablegen

   Speichere die Originaldatei unverändert nach Objekt und Jahr. Eine reine Ablage im E-Mail-Programm reicht meist nicht aus.

4. 4

   Zuordnen

   Ordne die Rechnung Objekt und Kostenart zu, für die Anlage V und die Nebenkostenabrechnung.

Wohnify liest XRechnung und ZUGFeRD aus der XML-Datei, PDF-Rechnungen ohne XML werden ausgelesen und zur Prüfung vorgelegt. Die Originaldatei bleibt beim Beleg, und das Programm schlägt Objekt und Kostenart vor. Mehr unter Inbox-Agent mit Wohnify.