Abrechnungsfrist für Nebenkosten und die Folgen einer Verspätung

Die Vorschrift enthält drei Regeln. Der Abrechnungszeitraum umfasst höchstens ein Jahr. Die Abrechnung muss dem Mieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende dieses Zeitraums mitgeteilt werden. Und danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, außer du hast die Verspätung nicht zu vertreten.

Von dieser Frist kannst du im Mietvertrag nicht zum Nachteil des Mieters abweichen. Eine Klausel, die dir mehr Zeit gibt, ist nach § 556 Abs. 4 BGB unwirksam.

Ob sich das Fristende verschiebt, wenn es auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt, ist umstritten. Plane so, dass die Abrechnung spätestens Mitte Dezember beim Mieter liegt. Mit dem Zugang beginnt seine eigene Frist: Erhält er die Abrechnung für 2025 am 15. November 2026, kann er bis zum 30. November 2027 Einwendungen erheben.

Die Frist ist nur gewahrt, wenn die Abrechnung beim Mieter zugegangen ist. Ein Brief, den du am Abend des 30. Dezember einwirfst, gilt in der Regel erst am nächsten Tag als zugegangen, weil mit einer Leerung am selben Abend niemand rechnen muss. Den Zugang musst im Streitfall du beweisen.

Geht die Abrechnung nach Fristende zu, kannst du keine Nachzahlung mehr fordern. Ein Guthaben des Mieters bleibt bestehen, und du musst es auszahlen. Erstellen musst du die Abrechnung also trotzdem.

Eine Ausnahme gilt, wenn du die Verspätung nicht zu vertreten hast. Das Gesetz nennt keine Beispiele. Anerkannt ist etwa ein Grundsteuerbescheid, der rückwirkend erst nach Fristablauf ergeht. Die Nachforderung musst du dann zeitnah geltend machen, nach der Rechtsprechung in der Regel innerhalb von drei Monaten, nachdem das Hindernis weggefallen ist.

Rechnest du gar nicht ab, darf der Mieter die laufenden Vorauszahlungen zurückhalten, bis die Abrechnung vorliegt. Ist das Mietverhältnis schon beendet, kann er nach der Rechtsprechung die Vorauszahlungen für das betroffene Jahr sogar zurückverlangen.

• Einwendungen. Der Mieter muss Einwendungen bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Später geht das nur, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat.
• Zahlung. Die Nachzahlung wird mit Zugang einer formell wirksamen Abrechnung fällig. Der Mieter darf sie aber zunächst prüfen. Eine Zahlungsfrist von etwa 30 Tagen ist üblich.
• Belegeinsicht. Solange der Mieter die Belege nicht einsehen konnte, darf er die Nachzahlung zurückhalten.
• Verjährung. Deine Nachforderung verjährt nach drei Jahren. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Abrechnung zugegangen ist.

Findest du nach dem Versand einen Fehler, kannst du die Abrechnung innerhalb der Frist korrigieren, auch zulasten des Mieters. Nach Fristablauf ist eine Korrektur nur noch möglich, wenn die Nachforderung dadurch nicht steigt. Eine vergessene Rechnung kannst du also nach dem 31. Dezember nicht mehr nachschieben.

Nach einer Abrechnung darfst du die Vorauszahlungen in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Grundlage ist das Ergebnis der letzten Abrechnung, die dafür auch inhaltlich stimmen muss. Konkret absehbare Kostensteigerungen, etwa ein neuer Grundsteuerbescheid, darfst du einrechnen. Einen pauschalen Sicherheitszuschlag von zum Beispiel 10 Prozent lässt der BGH nicht zu.

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   Januar bis März

   Belege sammeln, Zählerstände zum Stichtag erfassen, den Messdienst beauftragen.

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   April bis Juni

   Heizkostenabrechnung und bei Eigentumswohnungen die WEG-Abrechnung anfordern und nachhaken, wenn sie ausbleibt.

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   Juli bis September

   Abrechnung erstellen und prüfen. Wie das geht, steht im Ratgeber Nebenkostenabrechnung erstellen.

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   Bis Ende Oktober

   Mit Zugangsnachweis versenden. Dann bleibt genug Zeit, falls eine Zustellung scheitert oder ein formeller Fehler auffällt.

Wenn du die Abrechnung in Wohnify erstellst, zeigt das Programm zu jeder Abrechnung das Fristende und die verbleibenden Tage an und warnt, wenn die Frist abgelaufen ist.