XRechnung
Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen auf Basis der europäischen Norm EN 16931. Sie besteht aus einer reinen XML-Datei, die Software maschinell verarbeiten kann.
Entwickelt wurde die XRechnung von Bund und Ländern, gepflegt wird sie von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Sie ergänzt die EN 16931 um deutsche Geschäftsregeln. Lieferanten des Bundes müssen seit November 2020 grundsätzlich elektronisch abrechnen, meist als XRechnung mit Leitweg-ID. Seit 2025 ist sie auch zwischen Unternehmen ein zulässiges Format für die E-Rechnung nach § 14 UStG.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD (ab 2.0.1) |
|---|---|---|
| Inhalt | nur XML-Daten | PDF mit eingebetteter XML-Datei |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer oder Software | ja, über das PDF |
| E-Rechnung nach § 14 UStG | ja | ja, außer Profile MINIMUM und BASIC-WL |
| Bei Behörden | Standardformat | je nach Behörde |
Als Vermieter musst du XRechnungen empfangen und lesen können, etwa von Handwerkern oder Versorgern. Zum Anzeigen reicht ein kostenloser Viewer oder eine Software, die das Format versteht. Aufbewahrt wird die XML-Datei als Original, ein Ausdruck genügt nicht (siehe GoBD).
Ein Heizungsbauer schickt dir die Datei „RE-2026-0412.xml“. Im Viewer steht: Wartung der Heizungsanlage, 380 € netto, 72,20 € Umsatzsteuer, 452,20 € brutto. Die Heizungswartung ist umlagefähig (§ 2 Nr. 4a BetrKV), in der Steuererklärung setzt du die 452,20 € als Werbungskosten an, die Umlage an die Mieter als Einnahme.
Aktualisiert am 12.10.2026
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